お便り

WordCamp Tokyo 2011のお手伝いをしてきました。

2011.12.13 23:19

WordCampTokyo 2011

珍しく長文です。

WordPressのイベント、WordCampに参加してきました。
過去にWordCamp Fukuoka2010と、WordCamp Yokohama 2010と2度ほど参加者として行ったのですが、今回は初めての当日スタッフでした。

参加の理由

当日スタッフとして参加した理由は幾つかあります。
一つは、仕事でもWordPressを頻繁に利用しているということ。(このブログも)
過去参加したイベントが面白かったので、深入りしてみたいなと思ったこと。
そして、今まで自分がよく顔を出しているコミュニティではないところに参加することで、新しく誰かと知り合いたいなと思ったということ。
他にも色々ありますが、この3つが大きな理由です。

1回目の事前ミーティング参加

で、実際に担当させていただくことになったのは、受付です。
これは、Websig24/7WebSig 1日学校2011の受付をやった際に、@naokomcさんと知り合いになったことが決め手だったのかなと。
その後、事前ミーティングに参加したこともあり、受付サブリーダーとなったわけですが、最初聞いた時は「まーなんとかなるでしょ」と気軽に考えてました。
それは前述のWebSig 1日学校2011の際には160人超の受付をやったりなどなど、多少は受付慣れしているという自負があったからなのですが、そんなお気楽な気持ちも申込み人数を聞いて吹っ飛びました。

打ち合わせ時点で、申込みベース500人超。
(最終的には前日時点で1200人超の参加申込みがありました、いま見てもものすごい数字ですねぇ・・・)
これまでWeb系のイベントには沢山参加しましたが、聞いたことない人数です。
それを聞いて、今回は中途半端なその場のノリでを捌ける人数ではないな・・・と、青ざめました。

しかも、会場の楽天タワーではセキュリティ確保のため、若干複雑なオペレーションが必要だったりなどなど・・・想定をはるかに超えていました。
いろんな状況を聞くに連れ、大変なことに首突っ込んじゃったなーという思いはありつつも、これは腰を据えて取り組もうと思いました。
(このへんのオペレーションに関しては、@ShinichiNさんのブログエントリー「WordCampTokyoの運営もオープンソースにする」が詳しいのでそちらへどうぞ。)

しばしROMる

全体ミーティング後しばらくは、実際に動くよりは状況把握をするというのが自分のタスクだったと思っています。
イベントの情報共有やタスク管理などは、全体をBacklogで行われ、部分的にFacebookのグループ機能を利用したり、必要な場合はSkypeを使って(私の場合はSkypeは使いませんでしたが)という形で行われていました。
それらには様々な経緯などなどがログとして残っていましたので、そちらに目を通して全体をつかむことができました。
これでスタッフの方々の運用の作法と言うかローカルルール的なことが少し飲み込めて、初めての参加でも自分がやるべきことがつかめた気がしています。

ちなみに受付に全体把握なんて必要?と思われるかもしれませんが、これまでの経験上、全体の流れを少しでも多く把握しておいたほうが、その場で対処できることが増えるのでトラブルを抑えることができます。
あとこれは自己満足かもしれませんが、どんなイベントでも、受付は大多数の来場者が一番最初に目にするスタッフなので、混乱しないでスムーズする方が当然マイナスイメージを持たれませんし、結果的には全体のイベントイメージにも悪影響を与えなくてすむのかなと。

余談ですが、なんかこのへんはイベントとは違うけど、後からプロジェクトに放り込まれることの多い(特にフリーは多い・・・)HTMLコーダー的に仕事でやってる流れに似てるなぁとか思ったりしました(笑)

2回目の全体ミーティング参加

当日スタッフにとっては、2回目にして最後の全体ミーティング。
このミーティングではイベント全体の話をすることになるので、事前に会場全体担当の@ShinichiNさんと、チケット交換所担当の@maakoさんとの受付業務の打ち合わせをしました。
ここでは流れを再確認しつつ当日どれだけ人員を配置するかという話をしたんですが、話せば話すほど、1200人という人数がどんなものか想像できなくて、大挙して押し寄せる参加者の波を想像しては胃が痛くなる思いでした。
この後全体ミーティングで@yorozuさんとも話し、最終的なマニュアルに落とす前の段階は終了、という感じ・・・とはなかなか行かず、スタッフ懇親会の最後の最後くらいまで色々話していた感じでした。
話倒すことで不安解消をしてたのかもしれませんwww

イベント前々日まで

全体ミーティングなどでの内容をまとめ、受付マニュアルの草案を作成しチェックしてもらうなどなど。
ちなみに、私は最初MS Wordでマニュアル作成していましたが、最終的にはGoogleDocsに変更して共有しました。
各部で使用する文書なども同様にして共有してたようですね。

そういった情報共有や判断のやり方は、オープンソース的とも言えるのかもしれませんが、これから会社での仕事を考える際にもとても参考になりました。

イベント前日の設営&シミュレーション

会場となる楽天タワーの設営にも参加してきました。
ちょっと遅刻しちゃったので、椅子を並べる作業は2/3ほど終わっていたのですが、広ーい仕切りのないフロアに椅子が並べられ、パーテーションで仕切られ、見事な手つきで配線されていくのを見ていると、なんだこのプロイベント集団!って感じもしましたね(笑)

ある程度の設営後は、参加者動線の確認なども行いました。
これまでCacooで共有されていた全体図は見ていたのですが、実際の会場は想像では補完出来なかった部分などもありましたので、大変助かりました。
それを見て、当初の予定を現実に合わせて修正しつつ、前日は終了。自宅に帰り、翌日に向けてマニュアルの最終版を完成させました。

さて当日

当日は予定時間通りに到着して朝は粛々と作業。
そうこうしている間に全体の打ち合わせが始まり、受付の全体ミーティング。
そしていよいよ来場者が到着し始めました。

受付で心配していた点は4つ。開場時、昼休憩時、本編終了時と懇親会終了時でした。

朝の心配事は、一度に大量の来場者が押し寄せることでした。
楽天タワーへの電車でのアクセスは、ほぼりんかい線品川シーサイド駅を利用することになると思うのですが、本数があまり多くないんです。
以前別のセミナーでも合ったのですが、電車の到着時間が同じになるので、一気に人が押し寄せて、結果的に受付に長蛇の列・・・なんてことがあると、受付側も慌ててしまうし、ミスも増えてしまいます。
でもこれは幸いなことに杞憂に終わりました。
イベントが、複数のセッションに分かれているため、来場者は多くてもまとめて20人程度が同時にという感じで、受付も慌てず対応することができました。
確か午前中で500人程度の入場者を受け付けたとは思いますが、混乱は殆ど無くスムーズにセッション会場に向かってもらえたと思います。

次の心配が昼の休憩時間と、本編終了時。
これは同じ漢字なのですが、
・外出する(=ゲストカードを預かる)
・初めて来場する
・再来場する
といった人々で入り口で入り乱れるのではないかということでした。
これもほぼ大きな混乱はありませんでした。
入場時もですが、会場でも外出の手続きについては、アナウンスを何度もやっていただいたおかげかなと思います。

最後の難関が懇親会終了時。
ゲストカードを回収して退場して頂くだけなのですが、回収し忘れが出ると、WordCampだけではなく、他のイベントでも会場を提供していただきにくくなるなどの影響があるかもと聞いていました。
また、楽天側から参加されているスタッフさんが始末書を書かなきゃいけない(もしかしたらボーナス査定に影響が!!)などという緊張感(笑)がありました

とはいえ、私が言っちゃダメだろと思うんですが、正直全回収はできないんじゃないかなぁと思っていたんです。
だって、800人もいるんですもん・・・。
でも、最終的にはゲストカードも全回収できました。
これにはびっくりでしたねぇ(こら)
全回収できたとわかったときは、一番感極まったかも・・・もう少しでほろりと行くところでした。
マニュアルでは作れなかったことは、その場で適宜判断して動いてくださった、スタッフの方々のお陰ですね。
本当におつかれさまでした!!!

そんなこんなで、1日ほぼ2Fにいたのですが、一瞬だけ参加した懇親会がアットホームで、これもWordCampらしさなんだろうなぁと思います。

受付をやっていて気がついたのは、ほかのWeb系のイベントでは見られない傾向ですが、参加した人々が一つのジャンルでないこと。
見た限りですが、年齢や性別、業種、職種など、多種多様な感じでしたね。
イベント後に@naokomcさんが話していたんですが、いわゆる「カオス」な感じ。
それもWordCampらしさなのかもしれませんね。

最後に

ご縁あって参加させて頂きましたが、セッションに参加できなくても、自分なりには大きな収穫と達成感を得られた一日でした。

ブログを書かないとWordCamp Tokyo 2011が終わったとは言えない、ということで、随分たってようやくブログを書きあげましたw

また参加したいです!
ありがとうございました。

追記:
当日してた、わぷーさん&WordPressロゴのネイルについては、こちらに書きました。

カテゴリー:
web_event
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